Envoi de sondages à des contacts individuels

Pour envoyer un sondage à un contact :

1. Naviguez vers Envois dans la barre latérale
2. Cliquez sur le bouton Nouvel envoi dans le coin supérieur droit

Cela ouvre la boîte de dialogue Nouvel envoi, où vous configurerez tous les détails de votre invitation de sondage.

La première et la plus importante étape est de choisir qui recevra votre sondage.

Dans le champ Contact (marqué comme requis) :

1. Cliquez dans la zone de recherche
2. Tapez le nom ou l'adresse courriel du contact
3. Au fur et à mesure que vous tapez, un menu déroulant apparaît avec les contacts correspondants
4. Chaque résultat affiche le nom complet du contact et son courriel ou numéro de téléphone

La recherche couvre :

• Les prénoms
• Les noms de famille
• Les adresses courriel
• Les numéros de téléphone

Les recherches ne tiennent pas compte de la casse et supportent les correspondances partielles. Taper « jean » trouvera « Jeanson », « Jean-Pierre » et « jean@exemple.com ».

Lorsque vous cliquez sur un contact dans le menu déroulant :

1. La zone de recherche se met à jour avec les détails complets du contact
2. Une icône de coche verte apparaît pour confirmer votre sélection
3. Vous verrez un texte comme : « Sélectionné : Jean Tremblay (jean@exemple.com) »

Si vous devez choisir un autre contact, cliquez sur le lien Modifier à côté du texte de confirmation. Cela efface votre sélection et vous permet de chercher à nouveau.

Pour qu'un contact puisse recevoir un sondage, il doit avoir :

• Au moins une adresse courriel ou un numéro de téléphone valide
• Ne pas être marqué comme désabonné

Si vous tentez d'envoyer à un contact désabonné, le système annulera automatiquement l'envoi et enregistrera la raison.

Bien qu'optionnel, sélectionner un sondage spécifique vous aide à suivre quel questionnaire vous envoyez et personnalise le courriel d'invitation.

Le menu déroulant Sondage n'affiche que les sondages actifs. Les sondages en brouillon et archivés sont automatiquement exclus pour éviter l'envoi de questionnaires incomplets ou obsolètes.

Cliquez sur le menu déroulant pour voir tous les sondages actifs disponibles, puis sélectionnez celui que vous souhaitez envoyer. Si vous ne sélectionnez pas de sondage, Demeterrr enverra une invitation générique « Sondage de rétroaction ».

Sélectionner un sondage offre plusieurs avantages :

• Le nom du sondage apparaît dans l'objet et le corps du courriel
• Vous pouvez suivre la performance des envois par questionnaire spécifique
• L'invitation est plus personnalisée et pertinente
• Il est plus facile de comprendre vos analyses par la suite

Pour en savoir plus sur la création et la gestion des sondages, consultez Gestion des sondages.

Demeterrr vous offre trois options de canal pour rejoindre votre contact.

Utilisez les trois boutons à bascule pour choisir :

Auto (Par défaut)

• Sélectionne automatiquement le meilleur canal selon la disponibilité
• Préfère le courriel si le contact a une adresse courriel valide
• Bascule vers le SMS si aucun courriel n'est disponible
• Respecte les limites de quota SMS de votre organisation

Courriel

• Force la livraison par courriel uniquement
• Requiert que le contact ait une adresse courriel valide
• Utile lorsque vous souhaitez assurer un message détaillé et formaté

SMS

• Force la livraison par message texte SMS uniquement
• Requiert que le contact ait un numéro de téléphone valide
• Idéal pour les demandes urgentes ou les contacts privilégiant le mobile
• Sujet à votre quota SMS et à la tarification

Lorsque vous sélectionnez Auto, le système suit cette logique :

1. Première préférence : Courriel (si le contact a une adresse courriel)
2. Deuxième préférence : SMS (si le contact a un numéro de téléphone et que le quota SMS est disponible)
3. Repli : Courriel avec notification si le quota SMS est dépassé

Le canal Auto respecte la limite SMS mensuelle de votre organisation. Si vous avez atteint votre quota SMS du mois, il bascule automatiquement vers le courriel au lieu d'échouer. Voir Envoi par SMS pour les détails sur les quotas et la tarification.

Plusieurs champs optionnels vous permettent de capturer du contexte additionnel sur l'envoi du sondage.

Recherchez une organisation existante à associer à cet envoi, ou créez-en une nouvelle en ligne en tapant un nom et en cliquant sur « Créer une nouvelle organisation ».

Les organisations vous aident à :

• Regrouper les contacts par entreprise ou entité
• Suivre la rétroaction par relation d'affaires
• Segmenter les rapports par organisation

Pour en savoir plus, consultez Organisations.

Si vous avez plusieurs emplacements ou souhaitez suivre quel employé a servi le client :

Emplacement : Sélectionnez parmi vos emplacements configurés. Cela vous aide à analyser la rétroaction par emplacement physique ou succursale.

Employé : Choisissez l'employé qui a servi ce client. Cela permet le suivi de la performance des employés et lie la rétroaction à des membres spécifiques de l'équipe.

Les deux champs sont optionnels, mais ils débloquent une segmentation puissante dans vos rapports lorsque vous les utilisez de façon constante.

Si votre compte a des champs personnalisés configurés avec la bascule « Afficher dans le formulaire d'envoi » activée, ils apparaîtront en bas de la boîte de dialogue.

Les champs personnalisés vous permettent de capturer :

• L'industrie ou le secteur vertical
• Le niveau de compte ou le forfait
• Les identifiants de projet ou de campagne
• Toute autre donnée spécifique à votre entreprise

Les valeurs que vous entrez ici sont fusionnées automatiquement dans le dossier du contact lors de l'envoi. Pour les détails sur la configuration des champs personnalisés, consultez Champs personnalisés.

Une fois les champs requis remplis (le contact au minimum), cliquez sur le bouton Envoyer.

Lorsque vous cliquez sur Envoyer :

1. Le système valide vos entrées
2. Les valeurs des champs personnalisés sont fusionnées dans le dossier du contact
3. Si vous avez sélectionné une organisation, elle est associée au contact
4. Un enregistrement d'envoi est créé avec le statut « en attente »
5. Une tâche en arrière-plan Inngest se déclenche pour livrer le message
6. La boîte de dialogue se ferme et vous revenez à la liste des envois

La livraison effective se fait de manière asynchrone en arrière-plan. Cela signifie que votre envoi peut prendre quelques secondes avant d'apparaître comme « envoyé » dans la liste.

Avant l'envoi, le système vérifie :

• Le contact n'est pas marqué comme désabonné
• Le contact a un courriel ou un numéro de téléphone valide
• Si le canal est « courriel », le contact doit avoir un courriel
• Si le canal est « sms », le contact doit avoir un téléphone
• Si un sondage est sélectionné, il doit être en statut actif

Si une validation échoue, vous verrez un message d'erreur expliquant ce qui doit être corrigé.

Une fois envoyé, vous pouvez suivre l'envoi dans la liste des envois.

Le tableau des envois affiche :

• Contact : Qui a reçu le sondage
• Sondage : Quel questionnaire a été envoyé
• Canal : S'il a été livré par courriel ou SMS (avec des badges d'icône)
• Statut : Le statut actuel avec des badges de couleur
  • En attente (gris) : En file d'attente mais pas encore envoyé
  • Envoyé (vert) : Livré avec succès
  • Échoué (rouge) : La livraison a échoué
  • Complété (émeraude) : Le contact a répondu au sondage
• Date d'envoi : Quand le message a été livré

Si vous avez sélectionné le canal Auto et que le système a basculé du SMS au courriel, vous verrez :

• Le badge de canal affiche « Courriel »
• Les détails de l'événement d'envoi enregistrent la raison du repli (par exemple, « sms_quota_exceeded »)

Cela vous aide à comprendre pourquoi un message est parti par courriel alors que vous attendiez peut-être un SMS.

Pour envoyer des sondages à de nombreux contacts en même temps, utilisez la fonctionnalité d'envoi en masse au lieu de créer des envois individuels un par un. L'envoi en masse supporte jusqu'à 1 000 contacts par lot et inclut l'import CSV pour ajouter de nouveaux contacts à la volée.

Consultez Envoi en masse pour tous les détails.

Erreur « Contact non trouvé »

• Assurez-vous que le contact n'a pas été supprimé
• Vérifiez que vous cherchez dans la bonne organisation

« Le contact est désabonné »

• Le contact s'est retiré des communications
• Mettez à jour leur statut d'abonnement dans les Détails du contact si c'était une erreur

« Aucun courriel ou téléphone valide »

• Modifiez le contact pour ajouter au moins un canal de communication
• Voir Gestion des contacts

Le message reste « en attente » depuis plus de quelques minutes

• Vérifiez la file d'attente des tâches en arrière-plan Inngest
• Vérifiez que vos identifiants de service courriel et SMS sont configurés

Maintenant que vous savez comment envoyer à des contacts individuels, explorez :

• Comprendre la livraison et le formatage des courriels
• Comment fonctionne l'envoi par SMS avec les quotas et la tarification
• Envoyer à plusieurs contacts en même temps
• Suivre le statut de livraison et les réponses
• Gérer les informations et préférences des contacts